Los encabezamientos de autoridades pueden emplearse para la mantención de un tesauro, el cual puede administrar las relaciones jerárquicas entre los términos, equivalencias a otros idiomas y notas de alcance.

KnowledgePro tiene la capacidad para añadir, cambiar o suprimir encabezamientos de autoridades tanto por la entrada directa de los operadores,  como a través de la carga de una fuente externa (Archivo) y/o la posibilidad de ejecutar cambios globales sobre toda la base de datos.

El sistema señala la cantidad de veces (ocurrencias) que un término del registro de autoridades ha sido empleado en la catalogación, de manera de poder analizar los niveles de usabilidad, incluyendo además información sobre la fecha de creación e identificación del catalogador que lo registró por primera vez.

Los archivos de autoridades incluyen al menos, pero no únicamente: nombres personales, nombres institucionales, títulos, nombres de series, materias, nombres de editoriales, lugares de edición, entre otros